home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PsL Monthly 1993 December / PSL Monthly Shareware CD-ROM (December 1993).iso / reviews / db_00 < prev    next >
Text File  |  1993-08-13  |  2KB  |  44 lines
  1. DB-00  Discussion:
  2.  
  3.  
  4. "Free-Form" vs "Structured" Database Programs:
  5.  
  6. The Database section is divided into Free-Form and Structured database
  7. programs. We are often asked what the difference is.
  8.  
  9. In most database programs, you have to set up "fields" and define maximum field
  10. lengths. For example, in a club membership database, the first two fields might
  11. be first name and last name with, say, 15 character spaces allotted to each. So
  12. if you want to search for a particular last name, the program will look at
  13. character positions 16 through 30 in every record.
  14.  
  15. In a Free-Form database, data can be entered in any order or form that you want,
  16. as the name implies. If you used such a database to record notes about
  17. individuals and wanted to search for a particular name, the program would have
  18. to search every character of every record, which obviously would be a lot slower
  19. than in the fixed record length file example above.
  20.  
  21. In fact, you could create a free-form database with almost any word processor by
  22. typing in whatever you want and using the word processor's text search function
  23. to find records.
  24.  
  25. However, most free-form database programs get around the brute-force search
  26. method by the use of "key fields" - one or more fixed-length fields into which
  27. you can put information for which you would later like to search. In the example
  28. above, you could use one of the fields to record the name. Likewise, some
  29. fixed-record-length database programs let you have a free-form note field in
  30. which you can record random data.
  31.  
  32. A Structured database program is sometimes referred to as a "list manager",
  33. because lists are usually structured. Programs like PC-File, Wyndfields, File
  34. Express, etc, can easily be used for many kinds of lists, such as mailing
  35. lists, home or business inventory, customer lists, and for cataloging of
  36. books, records, tapes, etc.
  37.  
  38. Although we have many specialized list managers in PsL (eg: video tape
  39. cataloging programs), if you spend a few minutes learning to use a generalized
  40. database program, you can easily create databases of any type without having
  41. to learn a completely new program for each list of things you want to keep
  42. track of.
  43.  
  44.